Ersetzendes Scannen
TR-RESISCAN

Ersetzendes Scannen gemäß BSI Richtlinie TR-RESISCAN (TR 03138) mit procilon umsetzen

Durch die Verbindung von Scan-Lösung, qualifizierter elektronischer Massensignatur und Beweiswerterhaltung, kann eine Übernahme papiergebundener Dokumente in ein elektronisches Dokumentenmanagement/Archivsystem - mit dem Ziel, die Papierarchive aufzulösen - mit procilon revisionssicher und medienbruchfrei erreicht werden.

Weitere Themen

Ersetzendes Scannen - Rechtliche Grundlagen

Besteht eine gesetzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht ist das ersetzende Scannen von Papierdokumenten grundsätzlich nur dann zulässig, wenn Regelungen bestehen, die einen Ersatz der Papieroriginale durch die gescannten elektronischen Kopien ausdrücklich erlauben. Unterliegen die Papierdokumente keiner gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht ist das ersetzende Scannen rechtmäßig.

Problem: Beweiswert elektronischer Dokumente kann abnehmen
Im Unterschied zu Papierdokumenten kann die Beweiseignung elektronisch signierter Dokumente mit der Zeit abnehmen. Ursachen dafür sind insbesondere, dass die verwendeten kryptografischen Algorithmen und Schlüssel im Laufe der Zeit ihre Sicherheitseignung verlieren (können). Es ist nicht immer zusätzlich gewährleistet, dass die für die Überprüfung von Zertifikaten notwendigen Verzeichnisse und Unterlagen über 30 Jahre und mehr verfügbar sind. Dabei ist die Möglichkeit zur Prüfung bzw. Verifizierung der angebrachten Signaturen zu bestimmten Zeitpunkten (z.B.: Prüfung durch das Gericht) zu beachten.

Ersetzend Scannen - Anforderungen an den Prozess

Umsetzung der Technischen Richtlinie für Ersetzendes Scannen

TR RESISCAN (BSI TR 03138)

Scannen, indizieren, protokollieren
Ablegen, konvertieren Prüfen der Übereinstimmung
mit dem Original
Dokument signieren

Ergänzende Informationen zu den Anforderungen für Ersetzendes Scannen finden Sie auch im BMWI-Handlungsleitfaden zum Scannen von Papierdokumenten.

Weiterbehandlung nach Technischer Richtlinie für Beweiswerterhaltung

TR-ESOR (BSI TR 03125)

Archivdatenobjekt erzeugen
Archivdatenobjekt ID erzeugen (AOID)
Signaturprüfung
Eintragen der Prüfergebnisse
Erzeugen eines Hashwertes
Übergabe des Hashwerts und der AOID an Archiv
Signaturerzeugung, Prüfung
Erzeugen/aktualisieren eines Hash-Baumes
Übergabe des Hash-Baumes an Archiv
Ablage im Archiv

mehr erfahren

Ersetzendes Scannen - Mit procilon einfach, rechtskonform & automatisiert

procilon Technologie ist in der Lage, die Vertrauenswürdigkeit elektronisch gespeicherter Dokumente über lange Zeiträume zu erhalten. Spätestens nach Ablauf der Gültigkeit der Signatur-Algorithmen sind die Daten mit einer neuen qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen (SigV).

Hierbei genügen qualifizierte Zeitstempel im Sinn des § 17 Satz 3 SigV, sowie der Einschluss früherer Signaturen.

Realisiert wird dies durch einen Hashwerteintrag von Dokument und Signatur im HashTree. Der periodische (tägliche) Abschluss des HashTrees durch Zeitstempel sichert den lückenlosen Vollständigkeitsbeweis des Archivs. Die Beweisbarkeit und der Chronologie der Archivierungszeitpunkte wird ArchiSig-konform gewährleistet.

Unsere Beratungsleistungen

Einstiegs- Informationsworkshop
Verfahrensdokumentation (Prozessdarstellung)
Sicherheitskonzept, Schutzbedarfsanalyse
Prozessformulierung Posteingang
Gestaltung, Handlungsempfehlung Scan-Arbeitsplatz
Einbeziehung DMS Hersteller (Dokumentenklassifizierung)
Begleitung bei der Einführung (Organisation Posteingang, Einarbeitung Mitarbeiter)
Juristische Beratung

Ersetzendes Scannen - Software Komponenten

Client für Ersetzendes Scannen

ermöglicht die geforderte Bestätigung der Inhaltsprüfung | integrierbar

Automatische Massensignatur

Elektronische Signatur im Scanprozess & automatische Archivübergabe | serverbasiert

Beweiswerterhaltung BSI TR-ESOR

Erstellung Hashbaum & Zeitstempelanbringung |
BSI-zertifiziert

Die Lösung - Elektronische Schriftgutverwaltung mit proGOV

Ihr Nutzen

Reduzierung von Verwaltungsaufwänden und Vervielfältigungskosten
Sicherstellung der Wiederauffindbarkeit
Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung
Einsparung von Archivierungsfläche
Keine Beeinträchtigung der Lesbarkeit
Schnelle Wiederherstellung bei Verlust

proGOV ergänzt gescannte Dokumente vor Überführung an ein DMS mit einer qualifizierten elektronischen Signatur je Dokumentenseite. Der signierende Mitarbeiter bestätigt mit seiner elektronischen Unterschrift, dass die eingescannten Dokumente inhaltsgleich in elektronische Dokumente überführt werden. Dafür ist nach der Durchführung einer Sichtprüfung (Stichprobe) nur eine PIN-Eingabe für die Erzeugung von mehreren Signaturen auf einem oder mehreren Dokumentenstapeln notwendig.

Der proGOV Signaturserver führt backendseitig die Massensignatur- und Berechtigungsprüfung durch und stellt die Langzeitarchivierung der signaturrelevanten Daten sicher.

REFERENZEN

procilon Lösungen ermöglichen 11 deutschen Unfallkassen das Ersetzende Scannen gemäß BSI Richtlinie TR RESISCAN
procilon realisiert den Gesamtprozess Ersetzendes Scannen gem. BSI TR RESISCAN & Beweiswerterhaltung nach BSI Richtlinie TR ESOR

KUNDENSTIMMEN

„Egal ob DALE- Dokumente, Unfallanzeigen (EUAZ) aus Extranet-Anwendungen oder auch elektronische Krankenakten, unsere Prozesse ermöglichen es nun, Daten aus den verschiedensten Verfahren hoch qualitativ und papierlos zu bearbeiten, zu signieren und dem weiteren Bearbeitungsprozess automatisiert zuzuführen. Das betrifft neben den gescannten Dokumenten auch die per E-Mail eingehenden Daten"

- SIEGFRIED TRETTER, ABTEILUNGSLEITER FINANZEN BEITRAG UND IUK
UNFALLKASSE BADEN-WÜRTTEMBERG
„Für ein modernes Unternehmen, wie die dokuhaus Archivcenter GmbH, zählen starke Werte – wie besondere Ansprüche an Sicherheit und das Vertrauen der Kunden – schon immer zum höchsten Gut. [...] Dabei helfen uns die strikte Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes und TÜV-zertifizierte IT-Umgebungen. [...] Mit procilon haben wir einen Technologiepartner gefunden, der ergänzend zu unserem Portfolio passende Sicherheits-Software liefert.“

- FRANK ZENKER, BEREICHSLEITER IT & DIGITALISIERUNG UND PROKURIST
"Von elementarer Bedeutung ist die problemlose Integration in vorhandene Infrastrukturkomponenten. So haben wir [...] die procilon Lösung proGOV für die Integration von De-Mail in unsere Arbeitsabläufe genutzt und auch die Kompatibilität mit unserem Dokumenten-Management-System ist sicher gestellt."

- STEPHAN GROSSER, LEITER EDV LANDRATSAMT WEILHEIM SCHONGAU