1. Digitale Identitäten
Viele Prozesse im digitalen Transaktionsmanagement profitieren von digitalen Identitäten. Bevor Personen Zugang zu wichtigen Dokumenten gegeben wird, sollte ihre Identität überprüft werden. Elektronische Identitätsnachweise machen es möglich, die Identität einer Person auch über große Distanzen hinweg eindeutig zu bestätigen und Verwaltungstätigkeiten zu beschleunigen.
3. Dokumenten- und Archivmanagement
Im digitalen Transaktionsmanagement werden cloud-basierte Möglichkeiten zum Organisieren und Aufbewahren von Dokumenten als Voraussetzung dafür angesehen, ein papierloses Büro zu etablieren. Cloud-basierte Dokumentenmanagement- und Archivsysteme werden dazu genutzt, Dokumente zu erstellen, aufzubewahren, zu suchen, aufzurufen und zu teilen. Auch machen sie es möglich, elektronische Dokumente zu verschlüsseln und sie in weitere Anwendungen zu integrieren. Dadurch kann der Zugang zu den Dokumenten besser kontrolliert und sie effektiver bearbeitet werden. Auch wird mit den cloud-basierten Archivsystemen sichergestellt, dass Kunden-, Unternehmens- oder Behördendaten entsprechend der rechtlichen Vorgaben aufbewahrt und entsorgt werden.
2. Elektronische Signaturen
Elektronische Signaturen machen einen großen Teils des Digital Transaction Managements aus. Daher bieten DTM Lösungen oftmals integrierte Funktionen zum Erstellen und Anbringen dieser Signaturen. Noch dazu liefern sie eine komplette Übersicht über den Dokumentenstatus, sodass leicht überprüft werden kann, wer bereits unterschrieben hat und welche Unterschriften noch fehlen. Mithilfe fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signaturen kann sogar eindeutig identifiziert werden, welche Person ein Dokument signiert hat und ob ein Dokument nachträglich manipuliert wurde.
4. Workflow Automation
Die Workflow Automation verbindet die anderen drei Hauptkomponenten des Digital Transaction Managements miteinander und zielt darauf ab, manuelle Bemühungen zu minimieren, Dokumentenprozesse zu standardisieren und auf Fehler hin überprüfbar zu machen. Auf diese Weise werden Aufgabenabläufe beschleunigt, was letztendlich das Kundenerlebnis verbessert und sich positiv auf den Umsatz auswirkt.
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