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Ersetzendes Scannen

Wann ist das Ersetzende Scannen rechtmäßig?
Besteht eine gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht ist das ersetzende Scannen von Papierdokumenten grundsätzlich nur dann zulässig, wenn Regelungen bestehen, die einen Ersatz der Papieroriginale durch die gescannten elektronischen Kopien ausdrücklich erlauben. Unterliegen die Papierdokumente keiner gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht ist das ersetzende Scannen rechtmäßig.
  •   procilon Lösungen ermöglichen 11 deutschen Unfallkassen das Ersetzende Scannen gemäß BSI Richtlinie TR-RESISCAN

Vertrauen Sie beim Ersetzenden Scannen auf procilon

Durch die Verbindung von Scan-Lösung, qualifizierter elektronischer Massensignatur und Beweiswerterhaltung, kann eine Übernahme papiergebundener Dokumente in ein elektronisches Dokumentenmanagement/Archivsystem - mit dem Ziel, die Papierarchive aufzulösen - revisionssicher und medienbruchfrei erreicht werden.

Ersetzendes Scannen mit procilon

Folgende Lösungskomponenten zum Ersetzenden Scannen stehen zur Verfügung

Client für Ersetzendes Scannen
Bestätigung der Inhaltsprüfung | integrierbar

Automatische Massensignatur
Scanprozess & Archivübergabe | serverbasiert

Beweiswerterhaltung gemäß BSI TR-ESOR
Hashbaum & Zeitstempel | zertifiziert

Kundenstimme

Logo UKBW

„Egal ob DALE- Dokumente, Unfallanzeigen (EUAZ) aus Extranet-Anwendungen oder auch elektronische Krankenakten, unsere Prozesse ermöglichen es nun, Daten aus den verschiedensten Verfahren hoch qualitativ und papierlos zu bearbeiten, zu signieren und dem weiteren Bearbeitungsprozess automatisiert zuzuführen. Das betrifft neben den gescannten Dokumenten auch die per E-Mail eingehenden Daten"

Siegfried Tretter, Abteilungsleiter Finanzen
Beitrag und IuK der Unfallkasse Baden- Württemberg

  Vorteile des Ersetzenden Scannens

  •   Reduzierung von Verwaltungsaufwänden
  •   Sicherstellung der Wiederauffindbarkeit
  •   Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung
  •   Einsparung von Archivierungsfläche
  •   Keine Beeinträchtigung der Lesbarkeit
  •   Schnelle Wiederherstellung bei Verlust
  •   Reduzierung von Vervielfältigungskosten

  Anforderungen an den Prozess des Ersetzenden Scannens

Umsetzung der Technischen Richtlinie für Ersetzendes Scannen TR RESISCAN (BSI TR 03138)

  •   Scannen, indizieren, protokollieren
  •   Ablegen, konvertieren
  •   Prüfen der Übereinstimmung mit dem Original
  •   Dokument signieren

Weiterbehandlung des gescannten Dokumentes nach Technischer Richtlinie für Beweiswerterhaltung TR-ESOR (BSI TR 03125)

  •   Archivdatenobjekt erzeugen
  •   Archivdatenobjekt ID erzeugen (AOID)
  •   Signaturprüfung
  •   Eintragen der Prüfergebnisse
  •   Erzeugen eines Hashwertes
  •   Übergabe des Hashwerts und der AOID an Archiv
  •   Signaturerzeugung, Prüfung
  •   Erzeugen/aktualisieren eines Hash-Baumes
  •   Übergabe des Hash-Baumes an Archiv
  •   Ablage im Archiv

Ergänzende Informationen zu den Anforderungen für Ersetzendes Scannen finden Sie auch im BMWI-Handlungsleitfaden zum Scannen von Papierdokumenten sowie speziell für das Gesundheitswesen auch im Handlungsleitfaden des CCeSigG

Sie haben Fragen?

Wir sind für Sie da

Tel.: +49 34298 4878 31
Fax: +49 34298 4878 11
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BMWI-Handlungsleitfaden
zum Scannen von Papierdokumenten
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Leitlinie zum Ersetzenden Scannen in Kommunen nach TR-RESISCAN
  Zum Download

Handlungsleitfaden
des CCeSigG
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