De-Mail

De-Mail für Unternehmen & Behörden mit procilon serverbasiert automatisieren

De-Mail erhöht die Sicherheit der elektronischen Kommunikation im Vergleich zur herkömmlichen E-Mail, hilft, Spam und Phishing zu vermeiden und wurde durch den Gesetzgeber als sicherer, vertraulicher und nachweisbarer Geschäftsverkehr eingestuft. 

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De-Mail Kommunikation - So unterstützt proGOV

Da proGOV eine wesentliche Komponente der elektronischen Kommunikation im öffentlichen Dienst darstellt, ist die Integration von DeMail-Diensten in diese Plattform sinnvoll. Nach der Eröffnung eines Account, durch natürliche als auch juristische Personen stehen mehrere De-Mail-Adressen Verfügung.

Einfache De-Mail Integration mit proGOV
Nutzer des proGOV Systems können mithilfe des Moduls De-Mail Nachrichten eines De-Mail-Anbieters (Providers) automatisch prüfen. Unter Nutzung eines weiteren proGOV-Moduls (Modul Archiv) ist die Übergabe an ein vorhandenes Archiv mitsamt zugehöriger Signatur sichergestellt. Darüber hinaus ist die automatische Umwandlung einer E-Mail-Nachricht aus dem eigenen Mailclient in eine De-Mail und deren Übergabe an einen De-Mail- Provider gewährleistet.

 

De-Mail Datenaustausch mit proGOV von procilon

Versand einer De-Mail mit proGOV
Die Generierung einer De-Mail wird vom Nutzer wie gewohnt in seinem vorhandenen Mail-Client vorgenommen. Eine Festlegung zum Versand als „herkömmliche“ Mail oder De-Mail erfolgt über die gewählte Empfangsadresse.

Nach Übergabe der Nachricht an proGOV werden alle notwendigen Prüfungen durchgeführt. Im Falle eines De-Mail-Versands findet die Übergabe an den Webservice des De-Mail Providers statt. Dort erfolgen die weiteren Schritte, wie Erzeugen der nativen De-Mail, Adressprüfung und Ablage im Ausgangspostfach des De-Mail Kontos des Senders.

Im proGOV Modul De-Mail ist es grundsätzlich möglich, De-Mails mit bestimmten Übermittlungsparamentern zu versehen. Diese steuern unter anderem das Erzeugen von Abhol- oder Senderbestätigungen. Bei Verwendung des Parameters „absenderbestätigt/authoritative“ ersetzt die De-Mail die Schriftform.

Empfang einer De-Mail mit proGOV
Beim De-Mail-Diensteanbieter (DMDA) eingegangene und verarbeitete Nachrichten werden durch das proGOV Modul in periodischen Abständen über den Webservice des Providers abgerufen. Auf identischem Weg erfolgt der Abruf von protokollierten versendeten Nachrichten. Eine Weiterverarbeitung von De-Mails ist dann im Mail-System oder Fachverfahren möglich.

Weiterverarbeitung einer De-Mail mit proGOV
Durch das konfigurierbare funktionale Regelwerk proGOV können nach der Archivierung weitere Aktionen zur Weiterverarbeitung von De-Mails ausgelöst werden. Dabei reicht die Spanne von der Weiterleitung an ein persönliches oder allgemeines Postfach bis zur strukturieren Datenübergabe an ein Fachverfahren.

REFERENZEN
  • Mehr als 500 Stadtverwaltungen , Landkreise und kommunale Rechenzentren setzen auf procilon
  • Täglich werden 4,4 Millionen Nachrichten über unsere intelligente Security-Plattform versendet. Das sind 1,6 Milliarden pro Jahr!

KUNDENSTIMME

logo weilheim schongau

„Da wir spätestens im Jahr 2020 auf vollständig elektronische Aktenführung umstellen müssen, wollen wir [...] frühzeitig die technologischen Voraussetzungen dafür schaffen. [...] Die Integration von De-Mail in unsere Arbeitsabläufe und auch die Kompatibilität mit unserem Dokumenten-Management-System ist dank proGOV sicher gestellt.“

Stephan Grosser, Leiter EDV Landratsamt Weilheim Schongau
Häufige Fragen (FAQ)
zur De-Mail

Warum ist De-Mail sicherer als E-Mail?

Im Gegensatz zur E-Mail können bei De-Mail sowohl die Identität der Kommunikationspartner als auch der Versand und der Eingang von De-Mails jederzeit zweifelsfrei nachgewiesen werden. Darüber hinaus ist der Inhalt während des Transports verschlüsselt.

Was bedeutet das De-Mail Gesetz für Behörden?

Verpflichtung für Behörden in Bund, Ländern und Kommunen
Mit dem Inkrafttreten des Gesetzes werden alle Behörden in Bund, Ländern und Kommunen ab 1. Juli 2014 verpflichtet, elektronische Dokumente entgegenzunehmen. Bisher war für deren Verifizierung äquivalent zur händischen Unterschrift nur die qualifizierte elektronische Signatur zulässig.

Alternativen zur händischen Unterschrift
Ab sofort sind alternativ zur händischen Unterschrift als sichere Verfahren auch De-Mail mit Absenderbestätigung und die eID-Funktion des neuen Personalausweises zugelassen. Alle Bundesbehörden müssen zukünftig die Nutzung dieser beiden Technologien anbieten, die Behörden der Länder und Kommunen können sie anbieten. Außerdem ist im Gesetz vorgesehen, zukünftig weitere sichere Verfahren festzulegen.

Erreichbarkeit
Seit 1. Januar 2015 müssen laut E-Government-Gesetz alle Bundesbehörden per De-Mail erreichbar sein.

Welche Vorteile ergeben sich durch De-Mail Kommunikation?

  • Deutliche Verkürzungen der Durchlaufzeiten von Dokumenten
  • Hohes Einsparpotenzial durch gesicherte elektronische Kommunikation
  • Einfache Integration in vorhandene E-Mail-Systeme, bestehende Verwaltungsprozesse / Fachverfahren sowie weitere Kommunikationskanäle
  • Erhalten der Beweiskraft auch über lange Zeiträume

Welche besonderen Anforderungen gibt es Umgang mit De-Mail?

Die Versand-, Eingangs- und Abholbestätigung kann bei der förmlichen Zustellung von De-Mails unter Nutzung einer qualifizierten elektronischen Signatur erfolgen. Optional kann ein Identitätsbestätigungsdienst (Versandoption "Absender bestätigt") mit qualifizierter elektronischer Signatur zum Einsatz kommen. 
Tipp: Mit proNEXT Archive Manager können De-Mails auch über längere Zeiträume beweiswerterhaltend archiviert werden.

Rechtliche Grundlage - Das De-Mail-Gesetz

Das 2011 verabschiedete De-Mail-Gesetz regelt die folgenden Sachverhalte:

  • De-Mail als sicherer, vertraulicher und nachweisbarer Geschäftsverkehr
  • Die Nutzung eines sicheren Postfach-, Versand- sowie Verzeichnisdienstes
  • Gewährleistung der Vertraulichkeit, Integrität und Authentizität der Nachrichten
  • Optionaler Identitätsbestätigungsdienst mit qualifizierter elektronischer Signatur
  • Bereitstellung eines separaten De-Mail-Kontos für einen autorisierten Nutzer
  • Nutzung personenbezogener Daten mit Einwilligung des Nutzers
  • Möglichkeiten des Zugangs zum Konto mit oder ohne sicherer Anmeldung

  • Bereitstellung einer zweiten Variante zur sicheren Anmeldung zum Verfahren des elektronischen Identitätsnachweises mit dem (neuen) Personalausweis
  • Verschlüsselung der Kommunikationsverbindung und der Inhalte
  • Möglichkeit der Verwendung von pseudonymen De-Mail-Adressen
  • Nachrichtenabruf mit einer sicheren Anmeldung auf Wunsch des Senders
  • Nachprüfbarkeit der Anmeldebestätigung mit qualifizierter elektronischen Signatur
  • Versand-, Eingangs- und Abholbestätigungen bei förmlicher Zustellung von Nachrichten mit qualifizierter elektronischer Signatur

  • Pflicht zur förmlichen Zustellung durch De-Mail-Dienstleister
  • Pflicht zur Aufbewahrung von Nachrichten mit Eingangs- oder Abholbestätigung, ohne sichere Anmeldung des Empfängers von 90 Tagen
  • Möglichkeit der Zustellung von Nachrichten an andere De-Mail-Adressen
  • Pflicht zur Veröffentlichung oder Löschung von Einträgen im Verzeichnisdienst auf ausdrückliches Verlangen des Nutzers
  • Optionale Dokumentenablage mit Gewährleistung der Vertraulichkeit, Integrität und ständigen Verfügbarkeit sowie eines Protokolls über die Einstellung und Herausnahme von Dokumenten mit qualifizierter elektronischer Signatur
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Virtuelle Poststelle für De-Mail, Verschlüsselung, Signatur, Zertifikatsverwaltung, beBPo u.v.m.

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