De-Mail

Rechtskonforme Kommunikation für Behörden mit De-Mail

De-Mail erhöht die Sicherheit der elektronischen Kommunikation im Vergleich zur herkömmlichen E-Mail, hilft, Spam und Phishing zu vermeiden und wurde durch den Gesetzgeber als sicherer, vertraulicher und nachweisbarer Geschäftsverkehr eingestuft.
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Warum ist De-Mail sicherer als E-Mail?

Im Gegensatz zur E-Mail können bei De-Mail sowohl die Identität der Kommunikationspartner als auch der Versand und der Eingang von De-Mails jederzeit zweifelsfrei nachgewiesen werden. Darüber hinaus ist der Inhalt während des Transports verschlüsselt.

Rechtliche Grundlage - Das De-Mail-Gesetz

Das 2011 verabschiedete De-Mail-Gesetz regelt die folgenden Sachverhalte:

  • De-Mail als sicherer, vertraulicher und nachweisbarer Geschäftsverkehr
  • Die Nutzung eines sicheren Postfach-, Versand- sowie Verzeichnisdienstes
  • Gewährleistung der Vertraulichkeit, Integrität und Authentizität der Nachrichten
  • Optionaler Identitätsbestätigungsdienst mit qualifizierter elektronischer Signatur
  • Bereitstellung eines separaten De-Mail-Kontos für einen autorisierten Nutzer
  • Nutzung personenbezogener Daten mit Einwilligung des Nutzers
  • Möglichkeiten des Zugangs zum Konto mit oder ohne sicherer Anmeldung

  • Bereitstellung einer zweiten Variante zur sicheren Anmeldung zum Verfahren des elektronischen Identitätsnachweises mit dem (neuen) Personalausweis
  • Verschlüsselung der Kommunikationsverbindung und der Inhalte
  • Möglichkeit der Verwendung von pseudonymen De-Mail-Adressen
  • Nachrichtenabruf mit einer sicheren Anmeldung auf Wunsch des Senders
  • Nachprüfbarkeit der Anmeldebestätigung mit qualifizierter elektronischen Signatur
  • Versand-, Eingangs- und Abholbestätigungen bei förmlicher Zustellung von Nachrichten mit qualifizierter elektronischer Signatur

  • Pflicht zur förmlichen Zustellung durch De-Mail-Dienstleister
  • Pflicht zur Aufbewahrung von Nachrichten mit Eingangs- oder Abholbestätigung, ohne sichere Anmeldung des Empfängers von 90 Tagen
  • Möglichkeit der Zustellung von Nachrichten an andere De-Mail-Adressen
  • Pflicht zur Veröffentlichung oder Löschung von Einträgen im Verzeichnisdienst auf ausdrückliches Verlangen des Nutzers
  • Optionale Dokumentenablage mit Gewährleistung der Vertraulichkeit, Integrität und ständigen Verfügbarkeit sowie eines Protokolls über die Einstellung und Herausnahme von Dokumenten mit qualifizierter elektronischer Signatur
REFERENZEN
  • Mehr als 500 Stadtverwaltungen , Landkreise und kommunale Rechenzentren setzen auf procilon
  • Täglich werden 4,4 Millionen Nachrichten über unsere intelligente Security-Plattform versendet. Das sind 1,6 Milliarden pro Jahr!

Besondere Anforderungen im Umgang mit De-Mail - Beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung

Die Versand-, Eingangs- und Abholbestätigung kann bei der förmlichen Zustellung von De-Mails unter Nutzung einer qualifizierten elektronischen Signatur erfolgen. Optional kann ein Identitätsbestätigungsdienst (Versandoption "Absender bestätigt") mit qualifizierter elektronischer Signatur zum Einsatz kommen. Um De-Mails beweiswerterhaltend auch über längere Zeiträume zu archivieren, ist auf die Auswahl geeigneter Lösungen zu achten.
Häufige Fragen (FAQ)
zur De-Mail

Welche Vorteile ergeben sich durch
De-Mail Kommunikation?

  • Deutliche Verkürzungen der Durchlaufzeiten von Dokumenten
  • Hohes Einsparpotenzial durch gesicherte elektronische Kommunikation
  • Einfache Integration in vorhandene E-Mail-Systeme, bestehende Verwaltungsprozesse / Fachverfahren sowie weitere Kommunikationskanäle
  • Erhalten der Beweiskraft auch über lange Zeiträume

Was bedeutet das De-Mail Gesetz für Behörden?

Verpflichtung für Behörden in Bund, Ländern und Kommunen
Mit dem Inkrafttreten des Gesetzes werden alle Behörden in Bund, Ländern und Kommunen ab 1. Juli 2014 verpflichtet, elektronische Dokumente entgegenzunehmen. Bisher war für deren Verifizierung äquivalent zur händischen Unterschrift nur die qualifizierte elektronische Signatur zulässig.

Alternativen zur händischen Unterschrift
Ab sofort sind alternativ zur händischen Unterschrift als sichere Verfahren auch De-Mail mit Absenderbestätigung und die eID-Funktion des neuen Personalausweises zugelassen. Alle Bundesbehörden müssen zukünftig die Nutzung dieser beiden Technologien anbieten, die Behörden der Länder und Kommunen können sie anbieten. Außerdem ist im Gesetz vorgesehen, zukünftig weitere sichere Verfahren festzulegen.

Erreichbarkeit
Seit 1. Januar 2015 müssen laut E-Government-Gesetz alle Bundesbehörden per De-Mail erreichbar sein.

 

Wie unterstützen procilon Lösungen De-Mail Kommunikation?

Vielseitige Kommunikationswege und rechtskonforme Langzeitarchivierung
Durch den modularen Aufbau unseres Secure Mail Gateways ist es möglich, neben den bewährten Kommunikationswegen wie OSCI und EGVP, auch den für De-Mail zu ergänzen und für eine beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung - unabhängig vom eingesetzten Archiv- oder DMS-System - zu sorgen.

De-Mail Datenaustausch mit proGOV von procilon

Einfache Erweiterung bestehender proGOV-Systeme
proGOV-Kunden können De-Mail besonders einfach durch Modulerweiterungen in Betrieb nehmen und ihre Kommunikationsszenarien erweitern.


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