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Digital Transaction Management (DTM)

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Digital Transaction Management - Höhere Sicherheit für Ihr Datenmanagement

Beim Digital Transaction Management (dt.: digitales Transaktionsmanagement; kurz: DTM) geht es darum, papierbasierte Dokumentenprozesse mithilfe von elektronischen Hilfsmitteln und Praktiken neu zu denken, zu organisieren und abzuwickeln. Auf diese Weise sollen die Prozesse vereinfacht und beschleunigt werden. Um dies sicher gewährleisten zu können, kommen dabei elektronische Signaturen und digitale Authentifizierungsverfahren zum Einsatz, die die Authentizität und Integrität der involvierten Dokumente bestätigen. Digitales Transaktionsmanagement ist besonders für Unternehmen und Behörden interessant, die ihre papierbasierten Dokumentenprozesse zum Teil oder komplett professionell digitalisieren möchten.

Wozu Digital Transaction Management?

Höhere Effizienz

Durch die digitale Bearbeitung und das digitale Versenden und Empfangen von elektronischen Dokumenten können Prozesse leichter und schneller ausgeführt werden – bis hin zur Umsatzebene.

Höhere Kundenzufriedenheit

Durch einfachere und schnellere Prozesse kann zügiger auf Kundenbedürfnisse eingegangen werden und das Kundenerlebnis wird spürbar verbessert.

Verbesserte Sicherheit

Durch die Nutzung von elektronischen Signaturen, digitalen Authentifizierungsverfahren, speziellen Dokumentenmanagement- und Archivsystemen werden Dokumente sicher erstellt, verarbeitet, organisiert und gelagert.

Nachhaltige Kostenersparnis

Durch die Digitalisierung von papierbasierten Prozessen werden Papier, Stauraum und Versand- und Entsorgungskosten gespart.

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Komponenten des Digital Transaction Managements

1. Digitale Identitäten

Viele Prozesse im digitalen Transaktionsmanagement profitieren von digitalen Identitäten. Bevor Personen Zugang zu wichtigen Dokumenten gegeben wird, sollte ihre Identität überprüft werden. Elektronische Identitätsnachweise machen es möglich, die Identität einer Person auch über große Distanzen hinweg eindeutig zu bestätigen und Verwaltungstätigkeiten zu beschleunigen.

3. Dokumenten- und Archivmanagement

Im digitalen Transaktionsmanagement werden cloud-basierte Möglichkeiten zum Organisieren und Aufbewahren von Dokumenten als Voraussetzung dafür angesehen, ein papierloses Büro zu etablieren. Cloud-basierte Dokumentenmanagement- und Archivsysteme werden dazu genutzt, Dokumente zu erstellen, aufzubewahren, zu suchen, aufzurufen und zu teilen. Auch machen sie es möglich, elektronische Dokumente zu verschlüsseln und sie in weitere Anwendungen zu integrieren. Dadurch kann der Zugang zu den Dokumenten besser kontrolliert und sie effektiver bearbeitet werden. Auch wird mit den cloud-basierten Archivsystemen sichergestellt, dass Kunden-, Unternehmens- oder Behördendaten entsprechend der rechtlichen Vorgaben aufbewahrt und entsorgt werden.

2. Elektronische Signaturen

Elektronische Signaturen machen einen großen Teils des Digital Transaction Managements aus. Daher bieten DTM Lösungen oftmals integrierte Funktionen zum Erstellen und Anbringen dieser Signaturen. Noch dazu liefern sie eine komplette Übersicht über den Dokumentenstatus, sodass leicht überprüft werden kann, wer bereits unterschrieben hat und welche Unterschriften noch fehlen. Mithilfe fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signaturen kann sogar eindeutig identifiziert werden, welche Person ein Dokument signiert hat und ob ein Dokument nachträglich manipuliert wurde.

4. Workflow Automation

Die Workflow Automation verbindet die anderen drei Hauptkomponenten des Digital Transaction Managements miteinander und zielt darauf ab, manuelle Bemühungen zu minimieren, Dokumentenprozesse zu standardisieren und auf Fehler hin überprüfbar zu machen. Auf diese Weise werden Aufgabenabläufe beschleunigt, was letztendlich das Kundenerlebnis verbessert und sich positiv auf den Umsatz auswirkt.

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Arten des Digital Transaction Managements

Basic DTM

Beim grundlegenden Digital Transaction Management (Basic DTM) steht die Digitalisierung von einfachen dokumentenbasierten Prozessen auf der Agenda. Ein Beispiel hierfür sind vertragliche Vereinbarungen wie z.B. Lieferantenverträge, Geheimhaltungsverträge oder Verträge im Zuge von Fusionen und Akquisitionen.

Mithilfe von digitalen Dokumenten und elektronischen Signaturen werden der Dokumentenaustausch und die Vertragsunterzeichnung zwischen den involvierten Parteien beschleunigt. Dadurch kann die Verwaltung effizienter arbeiten, die Organisation verbucht schneller Umsätze und spart Kosten für Papier und Versand.

Erweitertes DTM

Das erweiterte Digital Transaction Management (erweitertes DTM / Advanced DTM) hat die Digitalisierung und Automatisierung der gesamten Dokumentenerstellung einer Organisation zum Ziel. Diese Art der Prozessoptimierung wird auch als Workflow and Content Automation (WCA) bezeichnet.

Durch digitale Dokumente und elektronische Signaturen werden komplexere Prozesse, wie z.B. die Zusammenstellung, Steuerung und Integration von Dokumenten, vereinfacht und effizienter gestaltet. Um Dokumente langfristig strukturiert, rechtskonform und sicher aufbewahren zu können, kommen hierbei Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Archivsysteme zum Einsatz.

procilon bietet Lösungen für Basic & Extended DTM

Vorteile des Digital Transaction Managements

Für Unternehmen

erheblich schnellere Umsatzeinnahme
verbessertes und vereinfachtes Kundenerlebnis
einfache Dokumentenverwaltung
sichere Aufbewahrung elektronischer Dokumente
spart Papier und entlastet den Stauraum

Für Behörden

schnelleres Agieren möglich
geringerer Kommunikationsaufwand mit Bürgern
einfache Dokumentenverwaltung
sichere Aufbewahrung elektronischer Dokumente
spart Papier und entlastet den Stauraum

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