Ersetzendes
Scannen

Ersetzendes Scannen gemäß BSI Richtlinie TR-RESISCAN (TR 03138)

Durch die Verbindung von Scan-Lösung, qualifizierter elektronischer Massensignatur und Beweiswerterhaltung, kann eine Übernahme papiergebundener Dokumente in ein elektronisches Dokumentenmanagement/Archivsystem - mit dem Ziel, die Papierarchive aufzulösen - revisionssicher und medienbruchfrei erreicht werden.
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Anforderungen an den Prozess des Ersetzenden Scannens

Umsetzung der Technischen Richtlinie für Ersetzendes Scannen

TR RESISCAN (BSI TR 03138)
  • Scannen, indizieren, protokollieren
  • Ablegen, konvertieren Prüfen der Übereinstimmung
    mit dem Original
  • Dokument signieren
Ergänzende Informationen zu den Anforderungen für Ersetzendes Scannen finden Sie auch im BMWI-Handlungsleitfaden zum Scannen von Papierdokumenten sowie speziell für das Gesundheitswesen auch im Handlungsleitfaden des CCeSigG

Weiterbehandlung nach Technischer Richtlinie für Beweiswerterhaltung

TR-ESOR (BSI TR 03125)
  • Archivdatenobjekt erzeugen
  • Archivdatenobjekt ID erzeugen (AOID)
  • Signaturprüfung
  • Eintragen der Prüfergebnisse
  • Erzeugen eines Hashwertes
  • Übergabe des Hashwerts und der AOID an Archiv
  • Signaturerzeugung, Prüfung
  • Erzeugen/aktualisieren eines Hash-Baumes
  • Übergabe des Hash-Baumes an Archiv
  • Ablage im Archiv

Wann ist das Ersetzende Scannen rechtmäßig?

Besteht eine gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht ist das ersetzende Scannen von Papierdokumenten grundsätzlich nur dann zulässig, wenn Regelungen bestehen, die einen Ersatz der Papieroriginale durch die gescannten elektronischen Kopien ausdrücklich erlauben. Unterliegen die Papierdokumente keiner gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht ist das ersetzende Scannen rechtmäßig.

procilon Lösungskomponenten für Ersetzendes Scannen

Client für Ersetzendes Scannen

ermöglicht die geforderte Bestätigung der Inhaltsprüfung | integrierbar

Automatische Massensignatur

Elektronische Signatur im Scanprozess & automatische Archivübergabe | serverbasiert

Beweiswerterhaltung BSI TR-ESOR

Erstellung Hashbaum & Zeitstempelanbringung |
BSI-zertifiziert

Vorteile des Ersetzenden Scannens

  • Reduzierung von Verwaltungsaufwänden
  • Sicherstellung der Wiederauffindbarkeit
  • Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung
  • Einsparung von Archivierungsfläche
  • Keine Beeinträchtigung der Lesbarkeit
  • Schnelle Wiederherstellung bei Verlust
  • Reduzierung von Vervielfältigungskosten
Unsere Leistungen
  • Einstiegs- Informationsworkshop
  • Verfahrensdokumentation (Prozessdarstellung)
  • Sicherheitskonzept, Schutzbedarfsanalyse
  • Prozessformulierung Posteingang
  • Gestaltung, Handlungsempfehlung Scan-Arbeitsplatz
  • Einbeziehung DMS Hersteller (Dokumentenklassifizierung)
  • Technische Umsetzung
  • Begleitung bei der Einführung (Organisation Posteingang, Einarbeitung Mitarbeiter)
  • Juristische Beratung
REFERENZEN
  • procilon Lösungen ermöglichen 11 deutschen Unfallkassen das Ersetzende Scannen gemäß BSI Richtlinie TR RESISCAN
  • procilon realisiert den Gesamtprozess Ersetzendes Scannen gem. BSI TR RESISCAN & Beweiswerterhaltung nach BSI Richtlinie TR ESOR
KUNDENSTIMME
referenz unfallkasse baden-wuerttemberg

„Egal ob DALE- Dokumente, Unfallanzeigen (EUAZ) aus Extranet-Anwendungen oder auch elektronische Krankenakten, unsere Prozesse ermöglichen es nun, Daten aus den verschiedensten Verfahren hoch qualitativ und papierlos zu bearbeiten, zu signieren und dem weiteren Bearbeitungsprozess automatisiert zuzuführen. Das betrifft neben den gescannten Dokumenten auch die per E-Mail eingehenden Daten"

Siegfried Tretter, Abteilungsleiter Finanzen Beitrag und IuK der Unfallkasse Baden- Württemberg

DOWNLOADS

procilon Produktbeschreibung proGOV
Produktbeschreibung

Secure Mail Gateway & mehr | proGOV

procilon Datenblatt proNEXT Secure Framework Signaturanwendungskomponente
Datenblatt

Signaturanwendungs-komponente | proNEXT Secure Framework

procilon Referenz Unfallkasse Sachsen Anhalt
Referenz

UK Sachsen-Anhalt - Elektronische Schriftgutverwaltung

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