Ersetzendes
Scannen

Ersetzendes Scannen gemäß BSI Richtlinie TR-RESISCAN (TR 03138) mit procilon umsetzen

Durch die Verbindung von Scan-Lösung, qualifizierter elektronischer Massensignatur und Beweiswerterhaltung, kann eine Übernahme papiergebundener Dokumente in ein elektronisches Dokumentenmanagement/Archivsystem - mit dem Ziel, die Papierarchive aufzulösen - mit procilon revisionssicher und medienbruchfrei erreicht werden.

Anfrage senden

Ersetzendes Scannen - Rechtliche Grundlagen

Besteht eine gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht ist das ersetzende Scannen von Papierdokumenten grundsätzlich nur dann zulässig, wenn Regelungen bestehen, die einen Ersatz der Papieroriginale durch die gescannten elektronischen Kopien ausdrücklich erlauben. Unterliegen die Papierdokumente keiner gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht ist das ersetzende Scannen rechtmäßig.

Problem: Beweiswert elektronischer Dokumente kann abnehmen
Im Unterschied zu Papierdokumenten kann die Beweiseignung elektronisch signierter Dokumente mit der Zeit abnehmen. Ursachen dafür sind insbesondere, dass die verwendeten kryptografischen Algorithmen und Schlüssel im Laufe der Zeit ihre Sicherheitseignung verlieren (können). Es ist nicht immer zusätzlich gewährleistet, dass die für die Überprüfung von Zertifikaten notwendigen Verzeichnisse und Unterlagen über 30 Jahre und mehr verfügbar sind. Dabei ist die Möglichkeit zur Prüfung bzw. Verifizierung der angebrachten Signaturen zu bestimmten Zeitpunkten (z.B.: Prüfung durch das Gericht) zu beachten.

Ersetzend Scannen - Anforderungen an den Prozess

Umsetzung der Technischen Richtlinie für Ersetzendes Scannen

TR RESISCAN (BSI TR 03138)
  • Scannen, indizieren, protokollieren
  • Ablegen, konvertieren Prüfen der Übereinstimmung
    mit dem Original
  • Dokument signieren
Ergänzende Informationen zu den Anforderungen für Ersetzendes Scannen finden Sie auch im BMWI-Handlungsleitfaden zum Scannen von Papierdokumenten sowie speziell für das Gesundheitswesen auch im Handlungsleitfaden des CCeSigG

Weiterbehandlung nach Technischer Richtlinie für Beweiswerterhaltung

TR-ESOR (BSI TR 03125)
  • Archivdatenobjekt erzeugen
  • Archivdatenobjekt ID erzeugen (AOID)
  • Signaturprüfung
  • Eintragen der Prüfergebnisse
  • Erzeugen eines Hashwertes
  • Übergabe des Hashwerts und der AOID an Archiv
  • Signaturerzeugung, Prüfung
  • Erzeugen/aktualisieren eines Hash-Baumes
  • Übergabe des Hash-Baumes an Archiv
  • Ablage im Archiv

Ersetzendes Scannen - Mit procilon rechtskonform & automatisiert

procilon Technologie ist in der Lage, die Vertrauenswürdigkeit elektronisch gespeicherter Dokumente über lange Zeiträume zu erhalten. Spätestens nach Ablauf der Gültigkeit der Signatur-Algorithmen sind die Daten mit einer neuen qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen (SigV).

Hierbei genügen qualifizierte Zeitstempel im Sinn des § 17 Satz 3 SigV, sowie der Einschluss früherer Signaturen.

Realisiert wird dies durch einen Hashwerteintrag von Dokument und Signatur im HashTree. Der periodische (tägliche) Abschluss des HashTrees durch Zeitstempel sichert den lückenlosen Vollständigkeitsbeweis des Archivs. Die Beweisbarkeit und der Chronologie der Archivierungszeitpunkte wird ArchiSig-konform gewährleistet.

Unsere Beratungsleistungen
  • Einstiegs- Informationsworkshop
  • Verfahrensdokumentation (Prozessdarstellung)
  • Sicherheitskonzept, Schutzbedarfsanalyse
  • Prozessformulierung Posteingang
  • Gestaltung, Handlungsempfehlung Scan-Arbeitsplatz
  • Einbeziehung DMS Hersteller (Dokumentenklassifizierung)
  • Begleitung bei der Einführung (Organisation Posteingang, Einarbeitung Mitarbeiter)
  • Juristische Beratung

Ersetzendes Scannen - Software Komponenten

Client für Ersetzendes Scannen

ermöglicht die geforderte Bestätigung der Inhaltsprüfung | integrierbar

Automatische Massensignatur

Elektronische Signatur im Scanprozess & automatische Archivübergabe | serverbasiert

Beweiswerterhaltung BSI TR-ESOR

Erstellung Hashbaum & Zeitstempelanbringung |
BSI-zertifiziert

Die Lösung - Elektronische Schriftgutverwaltung mit proGOV

Ihr Nutzen

  • Reduzierung von Verwaltungsaufwänden
  • Sicherstellung der Wiederauffindbarkeit
  • Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung
  • Einsparung von Archivierungsfläche
  • Keine Beeinträchtigung der Lesbarkeit
  • Schnelle Wiederherstellung bei Verlust
  • Reduzierung von Vervielfältigungskosten
Ersetzendes Scannen mit procilon

proGOV ergänzt gescannte Dokumente vor Überführung an ein DMS mit einer qualifizierten elektronischen Signatur je Dokumentenseite. Der signierende Mitarbeiter bestätigt mit seiner elektronischen Unterschrift, dass die eingescannten Dokumente inhaltsgleich in elektronische Dokumente überführt werden. Dafür ist nach der Durchführung einer Sichtprüfung (Stichprobe) nur eine PIN-Eingabe für die Erzeugung von mehreren Signaturen auf einem oder mehreren Dokumentenstapeln notwendig.

Der proGOV Signaturserver führt backendseitig die Massensignatur- und Berechtigungsprüfung durch und stellt die Langzeitarchivierung der signaturrelevanten Daten sicher.

REFERENZEN
  • procilon Lösungen ermöglichen 11 deutschen Unfallkassen das Ersetzende Scannen gemäß BSI Richtlinie TR RESISCAN
  • procilon realisiert den Gesamtprozess Ersetzendes Scannen gem. BSI TR RESISCAN & Beweiswerterhaltung nach BSI Richtlinie TR ESOR
KUNDENSTIMME
referenz unfallkasse baden-wuerttemberg

„Egal ob DALE- Dokumente, Unfallanzeigen (EUAZ) aus Extranet-Anwendungen oder auch elektronische Krankenakten, unsere Prozesse ermöglichen es nun, Daten aus den verschiedensten Verfahren hoch qualitativ und papierlos zu bearbeiten, zu signieren und dem weiteren Bearbeitungsprozess automatisiert zuzuführen. Das betrifft neben den gescannten Dokumenten auch die per E-Mail eingehenden Daten"

Siegfried Tretter, Abteilungsleiter Finanzen Beitrag und IuK der Unfallkasse Baden- Württemberg
logo pronext

Ersetzendes Scannen und LZA nach TR-RESISCAN und TR-ESOR - Unsere zertifizierte Technologie für Langzeitarchivierung und Beweiswerterhaltung u.v.m.

Informieren Sie sich über proNEXT Archive Manager
NEWS ZUM THEMA
NEWS - Nov 07, 2017 10:16 CET

Bundesrat stimmt Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung – ERVV zu

procilon Taucha und e-dox Leipzig kündigen Zusammenarbeit zum Integritätsschutz von gescannten Dokumenten an
scannen leitlinie
NEWS - Mai 30, 2017 09:00 CEST

Was Kommunen beim „Ersetzenden Scannen“ beachten müssen

Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement und VITAKO veröffentlichen Leitlinie
HABEN SIE FRAGEN?

Kontaktieren Sie uns.

  034298 4878-31
  zum Kontaktformular
  Rückruf vereinbaren