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beBPo Behördenpostfach

passend dazu

beBPo automatisieren – Effiziente Workflows für Behörden mit procilon

Seit dem 1. Januar 2018 sind Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts gesetzlich verpflichtet, elektronische Dokumente über das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) zu übermitteln. Mit den procilon-Technologien können Behörden und Gerichte sicher und effizient über beBPo kommunizieren und elektronische Daten rechtskonform austauschen.

Effiziente beBPo-Appliance –
Schnell einsatzbereit

Die proGOV ERV beBPo-Appliance bietet die vollautomatische Integration von beBPo-Postfächern in marktübliche E-Mail-Systeme und enthält alle Komponenten zur schnellen Umsetzung:

proGOV beBPo Gateway | inkl. 50 Nutzer¹

OSCI Server-Kommunikation
Anbindung an externen SAFE-Verzeichnisdienst
procilon OSCI Verschlüsselungszertifikat
regelbasiertes Inhouse Routing² (optional)
Installation³ u. Dokumentation

¹ Die Basislizenz enthält bis zu 50 Nutzer, eine Erweiterung ist jederzeit gegen Aufpreis möglich.
² Eingehende Nachrichten werden entweder zentral gespeichtert oder bei Bedarf an den jeweiligen Mitarbeiter-Account weitergeleitet.
³ Das Angebot beinhaltet die Durchführung per Remotezugriff. Eine Durchführung vor Ort ist wahlweise gegen Aufpreis möglich.

VORTEILE

Einfachste Bedienbarkeit
Senden und Empfangen von beBPo Nachrichten im vorhandenen E-Mail-Client, z.B. Outlook
Automatisches Abfragen des Postfachs
garantiert zeitnaher Empfang Ihrer beBPo-Nachrichten - besonders wichtig bei Fristsetzungen
Medienbruchfrei und ohne Insellösungen
kein Hin-und-Her-Wechseln zwischen verschiedenen Anwendungen und Systemen, nur eine Software für das Zusammenstellen, Signieren, Verschlüsseln und Übertragen von Nachrichten
Einmalige Installation auf Ihrem Server
keine Installation und Administration an verschiedenen Arbeitsplätzen

KUNDENSTIMMEN

„Neben den rechtlichen Aspekten ging es uns vor allem darum, für unsere Anwender eine praktikable, einheitliche Lösung zu finden. [...] auf der anderen Seite hat uns die Lösung proGOV mit den vielfältigen Kommunikationskanälen und Schnittstellen überzeugt.“

- DAVID WEGNER, IT-SICHERHEITSBEAUFTRAGTER DER STADT KIEL

„Wichtig war für uns ein reibungsloser Ablauf der Installation und der Inbetriebnahme. Hier möchte ich für die beteiligten Akteure eine Lanze brechen. Das hat bisher alles gut geklappt und so wurde sowohl der zeitliche als auch der Kostenrahmen eingehalten.“

- MARTIN HÖFT, LOTTO – DEUTSCHE KLASSENLOTTERIE BERLIN

„Die Implementierung von beBPo für unsere Kunden war eine echte Herausforderung. Das wir den engen Zeitplan einhalten konnten, lag nicht zuletzt an der guten Zusammenarbeit der Teams. procilon hat sich hierbei als der optimale Partner erwiesen. Deshalb blicken wir optimistisch auf mögliche innovative Kooperationsprojekte in der Zukunft. Die modulare proGOV-Architektur steht dem auf jeden Fall nicht im Wege."

- GERT BONGART, SENIOR CONSULTANT & PRODUKTMANAGER
REGIO IT

„Durch die Implementierung der proGOV-Software konnten wir unsere internen Prozesse durch die automatische Anbringung der notwendigen Signaturen verschlanken und unsere Arbeitsabläufe bei der Abwicklung des elektronischen Rechtsverkehrs zukunftssicher optimieren. Gestartet sind wir mit dem Versand von Mahnanträgen. Es folgten dann die elektronischen Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse an ausgewählte Gerichte, um hier weitere Erfahrungen zu sammeln.“

- Dr. ULRICH SCHLAAK, BEREICHSLEITER IT, SEGHORN / ORGA-SUPPORT GMBH

„Da wir auf der einen Seite die Firma procilon als Hersteller von zugelassenen Drittprodukten für den elektronischen Rechtsverkehr identifiziert hatten und auf der anderen Seite erste Erfahrungen mit dem Unternehmen bei Mitgliedsverbänden vorlagen, können unseren Mitgliedern einen attraktiven Zugang zum procilon-Angebot vermitteln."

- ULRICH HÜTTENBACH, GESCHÄFTSFÜHRER, LEITER VERWALTUNG VERBANDSORGANISATION
BUNDESVEREINIGUNG DER DEUTSCHEN ARBEITGEBERVERBÄNDE

„Neben dem berechtigten Wunsch, rechtskonform zu arbeiten, stellen wir fest, dass bei immer mehr Institutionen und Unternehmen die Informationssicherheit zu einem kritischen Erfolgsfaktor wird. Durch die Kombination unserer fachlichen Expertise mit Security-Technologie von procilon wird aus unserer Sicht ein Optimum erreicht. Die vielfältigen Integrationsmöglichkeiten lassen auch für zukünftige Entwicklungen noch einen weiten Raum.“

- JENS LEHMANN, GESCHÄFTSFÜHRER, EITCO GMBH

„Wir sind [...] in der Lage, noch schneller auf vielfältigste Anfragen zu reagieren und ganz nebenbei dazu beizutragen, die zunehmende Erwartungshaltung der Bürger an kurze Reaktionszeiten durch Behörden zu erfüllen."

- DIRK WOLFRAM, DV-ORGANISATOR
STADT ZWICKAU

„Durch den Einsatz der proGOV-Komponenten in Verbindung mit einer Massensignaturkarte, konnten wir den gesamten EGVP-Prozess deutlich schlanker und transparenter gestalten. Das Beantragen von Mahnbescheiden ist nun arbeitsplatzunabhängig."

- ANDREAS LAHRBERG, IV-VERSORGUNGSAPPLIKATIONEN, STADTWERKE BIELEFELD GMBH

Umsetzung des Behördenpostfachs - Unsere zertifizierte Technologie für beBPo, EGVP, OSCI u.v.m.

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5 überzeugende Gründe für beBPo

procilon beBPo Software übernimmt alle Aufgaben zur Absicherung der elektronischen Kommunikation mit Gerichten:

Sichere und zuverlässige Übertragung
geschützte Kommunikation durch den Einsatz kryptografischer Mechanismen und Nutzung des OSCI-Standards
Anbindung des SAFE-Verzeichnisses der Justiz
Mit der SAFE - Secure Access to Federated eJustice/E-Government - ID werden Gerichte als korrekter Empfänger und Sender von beBPo-Nachrichten gegenüber Dritten authentifiziert

Anbringung und Prüfung elektronischer Signaturen
sofortige signierte Empfangsbekenntnis der Empfangseinrichtung des Gerichts/der Behörde
Verarbeitung und interne Verteilung der Nachrichten
Aktenzeichen-basiertes Inhouse-Routing oder automatische E-Mail-Benachrichtigung bei Eingang von beBPo-Nachrichten

procilon - elektronischer datenaustausch mit gerichten

Zukunftssicheres beBPo – Flexibel erweiterbar mit procilon
Mit procilon setzen Sie Ihr Behördenpostfach zukunftssicher um. Dank einer Vielzahl erweiterbarer Module erhalten Sie ein umfassendes Verwaltungspostfach, das Sie flexibel anpassen können. Funktionen wie Archivierung, gesicherter E-Mail-Versand, Integration oder die beweiswerterhaltende Aufbewahrung von Vorgängen lassen sich jederzeit einfach ergänzen.

OSCI-Zertifikate für Behörden & Gerichte

procilon OSCI-Zertifikate repräsentieren einen Vertrauensanker im elektronischen Rechtsverkehr. Die Herkunft von EGVP-Nachrichten ist damit über alle Prozessschritte und für alle ERV-Teilnehmer, egal ob Gerichte oder Behörden, lückenlos und rechtskonform nachweisbar.

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beBPo Nachricht in Outlook versenden mit procilon

Schritt 1/5

ERSTELLEN DER NACHRICHT

Der Mitarbeiter ruft seinen internen Mailclient auf und erstellt die zu versendende Nachricht.

Schritt 2/5

AUSWAHL SAFE VERZEICHNIS

Über den proGOV und die erforderlichen Komponenten ist der Mailclient an den Verzeichnisdienst SAFE angebunden, welcher zur Empfängerermittlung nutzbar ist.

Schritt 3/5

AUSWAHL DER BEHÖRDE

Nun kann die gewünschte Behörde aus dem SAFE-Verzeichnis ausgewählt und als Empfänger hinzugefügt werden

procilon bebpo versand outlook nachricht

Schritt 4/5

NACHRICHTENVERSAND

Der Mitbearbeiter versendet die Nachricht direkt aus seiner Outlook Anwendung

procilon bebpo versand outlook bestätigung

Schritt 5/5

SENDEBESTÄTIGUNG

Sobald Ihre E-Mail beim Empfänger angekommen ist, erhalten Sie eine Versandbestätigung als XML- und HTML-Datei mit Identifikationsnummer, Betreff, Zeitpunkt, Empfänger und Ergebnis der Übertragung

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Warum beBPo? Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick

beBPo ist sicher

beBPo gilt als sicherer Übermittlungsweg zwischen Behörden und Gerichten

beBPo ist rechtsverbindlich

Im Gegensatz zur klassischen E-Mail, wird jede beBPo Nachricht eindeutig quittiert

beBPo ist etabliert

Bereits vorhandene Komponenten des elektronischen Rechtsverkehrs können weiter genutzt werden

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Das Herzstück der procilon Technologie

Das proDESK Framework 3 ist eine kryptographische Integrationkomponente, die Fachapplikationen oder E-Mail-Infrastrukturen um Schnittstellen und Funktionalitäten für elektronischen Rechtsverkehr erweitert und damit auch Zugriff auf das beBPo ermöglicht. proDESK Framework 3 hat die Freigabe der für die Teilnahme am OSCI-gestützten elektronischen Rechtsverkehr.

Die beBPo Software von procilon ermöglicht:

Unmittelbare Kommunikation mit den Servern der Justiz
Abfrage und Suche im SAFE System
Auswertbarkeit der vom Behördenpostfach abgerufenen Kommunikation
Signatur von Nachrichten vor dem Versand
Versand und Empfang von Nachrichten, auch mit mehreren Anhängen

Übernahme bestehender EGVP-Identitäten
Anlage, Modifizierung, ggf. Deaktivierung von Identitäten
Prüfbare Zertifikatserstellung
Integrationen für E-Mail Clients, z.B. Microsoft Outlook, HCL Notes

u.v.m.

beBPo einfach erklärt – So funktioniert das besondere Behördenpostfach

Zusätzlich zu den definierten Szenarien für Rechtsanwälte und Notare, bildet das beBPo die elektronische Kommunikation von Behörden mit den Gerichten der Länder und des Bundes ab. Das besondere elektronische Behördenpostfach wird damit zu einem weiteren sicheren Übertragungsweg erklärt.

Mit SAFE und dem elektronischen Rechtsverkehr - umgangssprachlich auch als EGVP bezeichnet - können bereits vorhandene und etablierte Sicherheitstechnologien auch für beBPo weiter genutzt werden.

beBPo als sicherer uebertragungsweg zu gerichten

Übersicht - sichere Übermittlungswege zu den Gerichten

beBPo & OSCI – Der Standard für sicheren elektronischen Rechtsverkehr

Das besondere elektronische Behördenpostfach nutzt den OSCI-Standard. Das OSCI- Protokoll wurde entwickelt, um sowohl Signatur- als auch Verschlüsselungsfunktionalitäten bereitzustellen und beinhaltet vereinfacht ein "Umschlag-im-Umschlag-Prinzip" (siehe Abbildung).

Zum Versand einer beBPo Nachricht müssen die Informationen zunächst mit dem öffentlichen Schlüssel des Gerichts verschlüsselt und anschließend an einen Intermediär verschickt werden. Der Intermediär leitet den ungeöffneten Umschlag der beBPo Nachricht an das Gericht weiter, welches die beBPo Nachricht schließlich mit dem eigenen privaten Schlüssel öffnet.

procilon abbildung osci elektronischer rechtsverkehr

Abbildung: OSCI-basierter elektronischer Rechtsverkehr (eRV)

Von EGVP zu beBPo – So gelingt die Umstellung Schritt für Schritt

beBpo basiert auf dem elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach EGVP. Mittels der Einbindung eines VHN-Zertifikats erfolgt eine Umwandlung in ein beBPo. Zunächst ist jedoch eine Antragsstellung auf Umwandlung inkl. Überprüfung einer Prüfstelle zu stellen. Eine aktuelle Übersicht aller beBPo Prüfstellen erhalten Sie mit dem procilon Leitfaden zum Elektronischen Rechtsverkehr für Behörden.

Umsetzung des Behördenpostfachs - Unsere zertifizierte Technologie für beBPo, EGVP, OSCI u.v.m.

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