Sicherer Datenaustausch in der Behörde

Das Konzept einer Virtuellen Poststelle (VPS) sieht vor, Systemkomponenten einmal an zentraler Stelle zu implementieren, so dass eine Installation, der Betrieb und die Wartung von PlugIns, Kartenlesegeräten, Treibersoftware u.ä. am Client des Verwaltungsmitarbeiters ganz entfällt, automatisiert abläuft und dieser sich seinem Kerngeschäft widmen kann. Dies hat zudem den Vorteil, dass keinerlei Anpassungen der gewohnten organisatorischen Abläufe (z.B. Eingabe von PINs für die Signierung oder Entschlüsselung von E-Mails) vorgenommen werden müssen. So sorgt eine VPS bspw. im Rahmen der Verschlüsselung mit der Bundesagentur für Arbeit (BA) für die zentrale Verwaltung der Schlüsselzertifikate.

Um dieses Szenario abbilden zu können, ist lediglich ein zusätzliches Mailgateway ( proGOV VPS ) zu installieren, welches alle ein- und ausgehenden Nachrichten auf die Erforderlichkeit von Signatur- und Verschlüsselungsmechanismen hin prüft und diese verarbeitet. Es muss kein Austausch der vorhandenen Mailsysteme vorgenommen werden, sondern diese können wie gewohnt weiter betrieben werden.

Bedingt durch die sehr breite Kompatibilität und enorme Flexibilität passt proGOV VPS in jede SMTP-basierte Infrastruktur und kann durch eigene Anwendungen für den nachvollziehbaren Datentransfer beliebig ausgebaut werden. Ein weiterer Vorteil ist die technische Kopplung von proGOV VPS an Archivsysteme und die damit verbundene Möglichkeit, signierte E-Mails und Dokumente rechtskonform zu archivieren.

In Behörden werden oftmals sensible und personenbezogene Daten übermittelt. Mit dem OSCI Protokoll ist der Datenaustausch verschlüsselt, wird automatisiert mit einer rechtsverbindlichen Signatur versehen und alles bleibt nachvollziehbar. Zudem ist die Signierung rechtskonform. Die notwendigen Zertifikate für OSCI-Nachrichten sind innerhalb unserer VPS integriert und liegen mit RSA-Schlüssellängen von 4096 Bit über den vom BSI empfohlenen 3000 Bit, wodurch sie für einen besonders hohen Schutz in der Kommunikation sorgen.

Nach Anpassung des Verwaltungsverfahrensgesetzes (§ 3a) ist die Übermittlung elektronischer Dokumente an eine Verwaltung zulässig, sobald diese einen Zugang eröffnet. Die Eröffnung eines Zugangs kann dabei auf zwei Wegen geschehen. Einerseits stellt bereits die Veröffentlichung einer E-Mail-Adresse eine Zugangseröffnung in diesem Sinne dar und ermöglicht damit den Austausch von Anträgen und Dokumenten über das Internet . Die Verwaltung muss nun sicherstellen, dass diese E-Mails abgeholt und bearbeitet werden. Sicherheit wird dabei durch die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur erreicht, die der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist.

Für die Verwaltung bedeutet das Onlinezugangsgesetz, dass sie in der Lage sein muss, signiert eingereichte Dokumente auf Gültigkeit der Signatur hin zu prüfen. Gleiches gilt für die Entgegennahme und Verarbeitung verschlüsselter Informationen, z.B. wenn sensible personenbezogene Daten übermittelt und kommuniziert werden. Hier muss eine Nachvollziehbarkeit gewährleistet sein. Neben der unstrukturierten Nachrichtenübermittlung per E-Mail, ist der zweite Zugangsweg für Informationen in die Verwaltung in der Online-Einreichung von Formularen zu sehen. Auch hier gilt es zur Absicherung der Authentizität des Antragstellers, der Integrität der personenbezogenen Daten und der Vertraulichkeit der Informationen, Signatur- und Verschlüsselungs­mechanismen zu implementieren.